Idei pentru simplificarea meetingurilor

Traieste dupa „regula cu trei sari”
Managerii joaca prin aceasta regula simpla. De indata ce participantii la sedinta au trei schimburi de intoarcere si intoarcere pe un subiect, subiectul este depus pentru o sedinta separata. Aceasta ajuta o intalnire sa revina pe pista.1 Aceasta tactica functioneaza bine atunci cand este cuplata cu regula de cinci minute.

Luati in considerare costul real al unei intalniri.
Intalnirile sunt mai scumpe decat crezi odata ce incepi sa calculezi costul lor in dolari si centi. De exemplu, adunarea a 10 ingineri intr-o camera timp de o ora costa 399,19 USD in timpul lor colectiv.2 Adunarea aceasta adauga atata valoare? Daca nu, inseamna ca aceasta intalnire nu are un scop precis si o puteai transforma foarte usor intr-un mail.

Concentrati-va asupra impactului.
Ori de cate ori cineva dintr-o intalnire ofera o actualizare a starii, cereti-i sa mentioneze modul in care munca lor ii afecteaza pe altii din sala. Aceasta regula provine de la Jack Skeels, CEO-ul unei firme de training-management si asigura ca intalnirile sa se concentreze pe ceea ce face de fapt diferenta.

Nu rulati niciodata o intalnire fara o agenda.
Dupa cum am mentionat, aceasta este o regula personala. O intalnire fara agenda este o intalnire fara scop. Cand sunteti programat sa participati la o intalnire sau un apel care nu are una, pregatiti-va scrieti punctele principale pe care doriti sa le abordati.

Identificati daca angajatii dvs. sunt „producatori”  sau „manageri”
Un angajat are de obicei unul din doua tipuri de programe: un program al managerului, in care in fiecare zi este plin de intalniri; sau un program al producatorilor, care este aproape intotdeauna rar. Managerii sunt obisnuiti sa treaca de la o intalnire la alta, in timp ce o intalnire din programul unui producator poate distruge productivitatea ”” limitand o capacitate de a sapa adanc intr-un proiect, o sarcina de scriere sau un design de logo. Va rugam sa aflati daca angajatul pe care il intalniti este un producator sau un manager. Dupa cum a spus Paul Graham, co-fondatorul Y Combinator, cu programul producatorului, „o singura intalnire poate sufla o dupa-amiaza intreaga, prin ruperea ei in doua bucati, fiecare prea mica pentru a face orice greu.” ??

About The Author